FAQ про річні нефінансові звіти
Про які звіти піде мова?
Є фінансові звіти, наприклад, баланс, а є нефінансові. Ми розбираємось у нефінансових і поговоримо зараз про них.
У нефінансовому звіті компанія показує те, що не можна показати у фінансових: свій вплив на навколишнє середовище, взаємодію з суспільством, інноваційність бізнесу, волонтерські й освітні проєкти, умови роботи співробітників, бізнес-модель та систему управління ризиками, а також багато іншої інформації, яку не виходить описати строгими формулами.
Є різні стандарти нефінансової звітності: GRI, Звіт про прогрес (COP) в рамках Глобального договору ООН, ISO 26000 та інші. Інформація, написана в нашій статті, стосується звітів, підготовлених у будь-якому стандарті. Ці стандарти відрізняються один від одного тим, яку інформацію вони вимагають розкривати і як це робити. А ми в цій статті покажемо можливості, які у вас є, щоб виконати вимоги стандартів. І розповімо, як організувати процес підготовки звіту таким чином, щоб у вас якомога менше боліла голова.
А навіщо взагалі готувати нефінансові звіти?
Є дві причини.
По-перше, для середніх і великих компаній, що працюють в Україні, це обов'язково — згідно Закону, вони повинні готувати звіт про управління. Україна інтегрується до Європи, тому держава і зобов'язує українські компанії готувати такі звіти. На Заході це вже давно не просто тренд, а must have для серйозних компаній.
По-друге, навіть якщо вашій компанії не потрібно готувати звіт про управління, можливо, все одно є сенс підготувати нефінансовий звіт. При цьому не обов'язково суворо дотримуватися вимог для звіту про управління: ваша компанія може використовувати будь-який зі стандартів або зробити звіт по-своєму.
Який сенс готувати звіт, якщо це не обов'язково?
Зараз в усьому світі інвестори, банки, серйозні компанії та взагалі всі, хто пов'язаний з бізнесом, все більше уваги приділяють саме тій інформації, яку не можна показати у фінансовій звітності. І приймають рішення, ґрунтуючись в тому числі на нефінансових звітах. Їх обов'язково вимагають інвестори та великі клієнти, особливо європейські. Тому нефінансова звітність — це глобальний тренд. Це особливо актуально для компаній, які виходять на західні ринки.
То яка ж різниця між стандартним звітом про управління та нестандартним нефінансовим звітом?
Стандартність визначається законом України. У законі про бухоблік, інструкції Мінфіну та вимогах регуляторів описані мінімальні вимоги до звіту про управління. Стандартний звіт відповідає тільки цим вимогам, там немає нічого понад них і він невибагливий на вигляд.
Нестандартний звіт виходить за рамки цих вимог. Це також може бути звіт про управління, але в якому описано більше, ніж вимагає держава, та адаптований під вашу цільову аудиторію. Або який виглядає не як простий текстовий документ, а доповнений інфографікою, фото, експертними статтями співробітників компанії, і в якого є масштабна промокампанія.
А можна розділити звіт про управління та нестандартний нефінансовий звіт, підготувавши другий відповідно до вимог якогось зі стандартів нефінансової звітності та розробивши для нього індивідуальну структуру.
Так мені потрібно готувати нефінансовий звіт чи ні? Як зрозуміти?
У вашій компанії є декілька варіантів.
- Не готувати нефінансовий звіт взагалі. Якщо компанія не зобов'язана, відповідно до закону, готувати звіт про управління та не відчуває потреби підготувати нефінансовий звіт за своєю ініціативою, можна взагалі нічого не робити.
- Підготувати стандартний звіт про управління. Якщо компанія зобов'язана готувати звіт про управління, вона може зробити його, але не витрачати на його підготовку багато ресурсів. Досить буде дотриматися мінімальних вимог про розкриття інформації та зробити звіт без вишукувань, візуально простим: звичайний документ із текстом, таблицями та графіками. Для дуже великої кількості компаній цього буде достатньо.
Ось приклад дуже простого звіту про управління — страхової компанії AXA.
- Зробити звіт про управління + зробити такий нефінансовий звіт, який потрібен саме для вашої компанії. Якщо компанія, яка зобов'язана готувати звіт про управління, розуміє, що для її комунікаційних цілей такого банального звіту буде мало, вона може зробити мінімальний звіт про управління та здати його регулятору. А паралельно готувати нефінансовий звіт в такому вигляді, який відповідав би її комунікаційній стратегії. І вже в ньому показати те, що хоче побачити цільова аудиторія, та зайнятися креативом.
Хоча ми вважаємо, що це не оптимальний варіант. Нащо розпилятися на два документи?
- Підготувати "розширений" звіт про управління. Якщо компанія зобов'язана готувати звіт про управління, але попередній варіант їй не підходить (не хоче витрачати час і гроші на два звіти), вона може зробити "розширений" звіт про управління. Тобто зробити його таким, яким вона захоче. Поєднати в одному документі і вимоги регулятора, і потреби інших стейкхолдерів в інформації, і покреативіти. Не забувайте, що закон дає можливість так вільно поводитися зі звітом про управління: додавати інформацію, що не перелічена в мінімальних вимогах, експериментувати з форматами та дизайном і так далі. І його подати регулятору. Головне, щоб документ, який називається "Звіт про управління", розкривав всю ту інформацію, яку в ньому обов'язково потрібно розкрити, і робив це в тій мірі, в якій потрібно. А що ви пишете в ньому понад те — це вже ваша справа.
Ми вважаємо, що для більшості компаній це оптимальний варіант.
Саме так зі своїм звітом за 2018 рік зробив банк "Південний": він підготував звіт, який крім обов'язкового набору інформації містить набагато більше контенту і розповідає про те, як банк розвивався протягом 25 років, чого досяг і як буде розвиватися далі. Банк і подав його державі, і оформив для PR-цілей.
А навіщо моїй компанії виходити за рамки банального звіту про управління?
Компанія у 21 столітті повинна бути прозорою та демонструвати свою позицію з важливих питань: розвиток навичок співробітників, зміна клімату, боротьба з бідністю, нерівністю, порушенням прав людини. В сучасному бізнес-середовищі усталилася думка, що заробляння грошей — це не єдина мета бізнесу. Так як бізнес існує в суспільстві і користується природними ресурсами, він повинен мати на суспільство та навколишнє середовище позитивний вплив. Якраз на те, який вплив має бізнес, звертають все більше уваги сучасні інвестори та інші компанії, приймаючи рішення про співпрацю.
BBC у своєму звіті демонструє, що в компанії немає дискримінації за ознакою сексуальної орієнтації
Принаймні частину цих питань можна розкрити навіть в самому зубожілому звіті про управління. Але бізнес повинен бути далекоглядним. А в тому, щоб підготувати простий набір тексту й таблиць, немає далекоглядності. Якщо у вашій компанії проактивний підхід до комунікацій, їй потрібно щось більше.
Нестандартний звіт однозначно приверне увагу ринку. Він стане обличчям компанії та джерелом важливих відомостей про неї. Річний звіт — це концентрована вижимка всього того, що компанія хоче про себе сказати. Якщо ваша компанія робить помітний річний звіт, тим самим вона показує, що доросла до певного рівня й готова голосно заявити про себе на ринку.
А як краще вчинити: зробити лише звіт про управління або два звіти?
Це вирішувати вам. Приймаючи це рішення, орієнтуйтеся на те, які ресурси є у компанії. Не забувайте, що два звіти займуть більше часу на підготовку. Задумайтеся про інші цілі, які ви перед собою ставите, готуючи звіт: що ще ви хочете показати, крім даних, що задовольнять вимоги регуляторів. І кому ви хочете це показати.
А також пам'ятайте, що ви спокійно можете зробити звіт про управління, але показати в ньому більше, ніж вимагає держава, тому що нормативно-правова база звіту про управління це дозволяє. Вона встановлює мінімальні вимоги, а що показати понад них та як ще використовувати цей звіт, це ваша справа.
У більшості випадків оптимально буде підготувати такий розширений звіт про управління.
І які результати такі звіти дають компанії?
Ось декілька важливих переваг, що отримує компанія, в якої є річний нефінансовий звіт:
— їй легше отримати фінансування;
— легше вийти на зовнішні ринки;
— вона зможе вийти на біржу;
— отримає більше можливостей для залучення клієнтів і партнерів;
— зможе підтримувати свою репутацію на високому рівні;
— такий звіт із задоволенням прочитають власники бізнесу;
— компанія отримає можливість підняти в інформаційному просторі важливі для себе питання.
Взагалі, це хороша можливість показати компанію з вигідного боку
Важливо пам'ятати, що звіт — не місце для обману або спроб прикрасити дійсність. По-перше, його прочитають регулятори, у яких може виникнути багато питань, на які буде дуже складно відповідати. По-друге, його прочитають інвестори, кредитори, власники, існуючі та потенційні партнери та клієнти — все ті, з ким потрібно бути гранично відвертими, щоб не було проблем у майбутньому. Брехня в річному звіті — найпростіший спосіб знищити репутацію бізнесу.
Розуміємо, що у вашої компанії можуть бути проблеми, а про щось не хотілося б говорити відкрито: у когось люди не затримуються довго в компанії, хтось перевищує ліміт на викиди шкідливих речовин. Але у 21 столітті журналісти або конкуренти все одно знайдуть всю інформацію про ваш бізнес. І порівняють з тим, що написано в річному звіті. Вийде негарна картина: проблеми є, але у звіті про них ані слова.
Замість того, щоб марафетити реальну ситуацію у звіті, в ньому краще прямо сказати: так, у нас є проблеми. Але ми їх вирішуємо. І показати, як саме ви їх вирішуєте: які кроки зробили, щоб співробітники приходили на роботу із задоволенням, як модернізуєте виробництво. Коли читач звіту побачить, що ваша компанія вміє визнавати проблему і готова над нею працювати, це поліпшить її репутацію.
І що, багато компаній готують великі та кольорові звіти?
Ні, більшість компаній вважають за краще не витрачати час і сили: вони готують лише дуже простий звіт про управління. А за форматом він схожий на доповідь: тексти, таблиці та графіки. У їхнього звіту немає обличчя.
Але кількість звітів з обличчям зростає в міру того, як у більшої кількості компаній з'являється привід їх підготувати.
Нефінансові звіти складно готувати?
Дати однозначну відповідь на це питання ми не можемо. Все залежить від особливостей вашої компанії та від того, який звіт (або які звіти) ви будете робити.
Наприклад, якщо у вас середня компанія, що займається звичайною діяльністю (продажами, будівництвом...), і ви збираєтеся готувати тільки стандартний звіт про управління, без креативу, то складнощів не виникне. Ви можете завантажити інструкцію, буквально їй слідувати та подати регулятору простий звіт у вордівському документі.
З ускладненням задачі зростає і складність її реалізації. Готувати звіт, в якому глибоко розкрито багато питань, багато візуального контенту та велика промокампанія, звичайно, складно (але про ці складнощі та про те, як зробити цей проєкт простішим, ми докладніше поговоримо нижче).
Із нефінансовим звітом виникає інша проблема: готувати його незвично. До 2019 року його робили кілька десятків українських компаній за власною ініціативою. Тепер це обов'язково для тисяч компаній.
Хоча ми вважаємо, що якщо вже компанія вирішила готувати звіт, є сенс підготувати щось більше, ніж простий вордівський файл зі звітом про управління:
— розповісти читачам звіту те, що важливо для компанії;
— зробити звіт "говорячим", наповнивши його візуальними елементами;
— додати у нього інформацію, яку хоч і не вимагають регулятори, але яка буде важливою для інших читачів звіту.
Так, погодившись на це, ви ускладнюєте собі життя. З іншого боку, такий звіт, підготовлений за західними підходами, дасть компанії багато можливостей.
Про що взагалі пишуть у річних звітах?
Якщо ви вирішите робити тільки стандартний звіт про управління, пишіть про те, чого вимагає регулятор, не виходьте за рамки цих вимог.
Якщо компанія вирішила робити два звіти (і стандартний про управління, і нестандартний, для комунікацій) або хоче підготувати нестандартний звіт про управління, то можете написати про дуже багато речей. Це багатошаровий пиріг із різнопланового контенту, який стане в нагоді для самих різних випадків. Написати в ньому можна майже про що завгодно. Головне — знайти цікаву форму подачі.
У такому звіті компанія може викласти ті думки, які не виходило загорнути в інші формати контенту, тому що це було недоречно. Справді, не публікувати ж на своїй сторінці в соцмережах опис бізнес-моделі або перелік клієнтів, не ставити ж у блог статті з описом системи управління ризиками. А річний звіт — це саме той спосіб подачі інформації про компанію, коли буде доречно і це, і багато іншого.
Але не варто намагатися вмістити у звіт все, що вам хотілося б сказати про компанію. Хороший звіт — зрозумілий, лаконічний, несе тільки ту інформацію, яка потрібна.
Як зрозуміти, яка інформація потрібна у звіті?
Це залежить від цільової аудиторії. Детально про цільову аудиторію трохи нижче, а поки що перелічимо основні блоки інформації, які можна помістити у нефінансовий річний звіт.
Загальні відомості про компанію. Вступне слово керівника, ключові цифри, місія, цінності, огляд ринку, стратегія розвитку, корпоративне управління, команда, колонки співробітників, управління ризиками.
Операційна діяльність компанії. Результати, яких досягла компанія, успішні проєкти, кейси.
Основні показники фінансової звітності. Хоч ми і говоримо зараз про нефінансовий звіт, але коротко охарактеризувати ключові фінансові показники та показати їх у динаміці все ж таки варто, щоб дати повну характеристику діяльності компанії. Також можна додати аудиторський висновок.
Інвестиції. Реалізовані інвестиційні проєкти, їх очікуваний результат.
Стратегія. Бізнес-модель, завдання, що стоять перед компанією в майбутньому році, тактика їх вирішення.
Стійкий розвиток. Кадрова та соціальна політика. Чисельність і характеристика персоналу, прийняті для поліпшення умов праці заходи, заходи з підвищення кваліфікації, охорона навколишнього середовища, соціальні та благодійні проєкти.
Це не повний перелік того, про що можна написати у звіті. І не всі блоки інформації, які можна розкрити. Це, скоріше, начерк, який допоможе зорієнтуватись, як приблизно може виглядати нефінансовий річний звіт. Кожна компанія повинна самостійно вирішити, яким він буде, враховуючи свою специфіку роботи та цілі підготовки звіту.
Отримайте детальну інструкцію з підготовки річного звіту
А якщо ви збираєтесь готувати звіт для інвестора, ми написали докладну статтю про те, які звіти будуть цікаві різним типам інвесторів.
Ще у нас є стаття, яка розповідає про 7 найголовніших приводів підготувати звіт — з прикладами того, про що можна написати в кожному випадку.
Є важливий момент. Якщо ваша компанія готує нестандартний звіт про управління, який буде використовувати і для своїх комунікацій, необхідно виконати вимоги держави щодо списку інформації, що розкривається, та глибини розкриття. Якщо їх не виконати, компанія отримає штраф за недостатньо повне висвітлення необхідної інформації у звіті.
Тобто універсального наповнення немає?
Ні. Наповнення залежить від ваших цілей. Ось кілька прикладів хороших річних звітів з абсолютно різною структурою. Тут є і звіти про управління, і нефінансові звіти, складені за індивідуальною структурою.
Аудиторська компанія Baker Tilly у звіті майже нічого не писала про власний фінансовий стан, зовсім не розкрила тему корпоративного управління або інші важливі для річного звіту теми. Замість цього у звіті є лайфхак для бізнесу (для клієнтів Baker Tilly) і для співробітників компанії. Також багато написано про корпоративне життя. А сам звіт виконаний в концепції глянцевого журналу.
Річний звіт ПУМБ — це снапшот української економіки та стану банку, тому що банк хотів показати свої досягнення за рік, особливо свою інноваційність, та умови, в яких він працював. Читачі цього звіту — перш за все клієнти банку.
Звіт ще одного банку, "Південного", приурочений до 25-річного ювілею. Він резюмує діяльність банку за ці роки та показує, в якому напрямку банк буде розвиватися. Тому його структура та наповнення серйозно відрізняються від звіту ПУМБу. І це приклад нестандартного звіту про управління, який використовували і для звітності перед Нацбанком, і як елемент комунікаційної стратегії. Два попередніх звіти — тільки для комунікацій.
Висновок? Універсальної структури та наповнення немає. Вони залежать від ваших цілей та аудиторії звіту.
Можемо дати ще одну пораду: експериментуйте, не бійтеся порушувати загальноприйняті правила. Тоді звіт вашої компанії точно стане важливою подією на ринку.
І хто їх читає?
Потенційних груп читачів багато. Але перш ніж починати готувати звіт, вам потрібно визначитися, для якої або яких різноманітних груп ви будете його готувати. Тому що у кожної з них різні інтереси, і кожна має різні мотиви заглянути у ваш звіт. Інтереси деяких груп стейкхолдерів в одному звіті поєднати можна, але не завжди.
Ось найпоширеніші групи стейкхолдерів, для яких можна підготувати нефінансовий звіт:
— держава (для неї великі та середні компанії зобов'язані готувати звіт про управління);
— власники бізнесу;
— інвестори та кредитори;
— клієнти та партнери, нинішні й потенційні;
— громадські організації;
— співробітники;
— міжнародні організації.
А як звіт може виглядати?
Це ваш звіт, і вам вирішувати, яким він буде. Навіть для звіту про управління, який вимагає держава, немає строгих вимог до формату. Але якщо ваша компанія вирішила робити річний звіт, нехай він буде таким, що запам'ятовується. Все ж таки це проєкт, який робиться раз на рік та описує найважливіші аспекти бізнесу.
У звіту може бути тільки онлайн-версія, або друкована теж. У ньому, крім текстів, можуть бути фото, графіки, ілюстрації, інфографіка. Якщо у вашій компанії є бюджет, зробіть звіт у вигляді інтерактивного сайту (або доповніть pdf-версію сайтом).
Ось кілька прикладів. Інтерактивний сайт річного звіту ПУМБ, який показує, як змінюється банк.
Сторінка зі звіту про корпоративну соціальну відповідальність "Кока-Кола": багато яскравих візуальних елементів.
Інфографіка "Газовий баланс України" зі звіту "Нафтогазу".
Візуально скромний звіт Національного банку України.
А так виглядає бізнес-модель у річному звіті малайзійського торгового конгломерату Sime Darby.
Неймовірні ілюстрації зі звіту BBC.
Якщо це нефінансовий звіт, там взагалі не треба писати про фінансові показники?
Це не найголовніша частина звіту, але коротко про них варто згадати, щоб сформувати у читача повне уявлення про компанію. Хоча є компанії, наприклад, "Нафтогаз" або ALLIANZ GROUP, які у свій нефінансовий звіт включають повну фінансову звітність.
Ок, мені цікаво. Але не факт, що такий великий звіт схвалить менеджмент компанії
Можливо, прийшовши до керівництва з ідеєю підготувати масштабний річний звіт, ви зіткнетеся зі стандартними запереченнями типу "Раніше обходилися без звіту, а зараз, якщо вже треба, зробимо простий" або "Ніхто з конкурентів їх не готує", або "Клієнти ще ніколи його у нас не просили".
Швидше за все, у вашому маркетинговому бюджеті не передбачені гроші на такий серйозний проєкт. А начальство не розуміє, навіщо до кінця року перекроювати бюджети і шукати на нього кошти. Але якщо ви розумієте, що компанії варто витратити гроші, щоб підготувати не просто вордівський документ, а серйозний звіт із корисним та візуально привабливим контентом, вам доведеться переконати менеджмент у тому, що інвестиції в річний звіт — це інвестиції в імідж, комунікації та продажу.
Ми вже опрацювали найбільш ймовірні заперечення, з якими ви можете зіткнутися, і підготували логічну аргументацію для кожного з них: "Як переконати менеджмент компанії виділити бюджет на річний звіт".
А його взагалі довго готувати?
Залежить від змісту, формату і досвіду, який є у компанії. Якщо ваша вирішить підготувати великий і барвистий звіт за прикладом тих, які ми показували вище, та при цьому раніше ви таких звітів не робили, весь процес може зайняти до 6 місяців. Якщо у вашої компанії вже є досвід або звіт буде простіше, можна вкластися в 3 місяці. Дуже простий звіт про управління, у вордівському документі, виконаний відповідно до мінімальних вимог, і якщо не потрібно довго збирати інформацію, можна зробити за 2-3 місяці.
З чого складається процес підготовки звіту?
Ми розділили процес підготовки на 6 етапів. Детально прочитати про кожен можна в нашій статті "Етапи підготовки блискучого річного звіту". Або скачайте нашу брошуру, яка описує кожен етап дуже детально (в ній є чек-ліст для кожного етапу). У цій статті ми тільки в загальних рисах розповімо про кожен етап.
- Вирішіть концептуальні задачі. Перш ніж приступити до роботи над контентом, потрібно гарненько підготуватися і вирішити, який звіт ви хочете бачити. Визначтеся з метою підготовки звіту, цільовою аудиторією, ключовими меседжами та бажаною структурою. Все це необхідно затвердити з топ-менеджментом компанії.
- Розподіліть ролі між учасниками проєкту. Небезпечно недооцінити важливість цього етапу, тому що тоді в процесі роботи у вас з'явиться безліч проблем. Знаємо це з досвіду наших клієнтів.
По-перше, вирішіть, які процеси ви зможете закрити силами співробітників компанії, а які необхідно буде віддати підрядникам. По-друге, встановіть обов'язки своїх колег, які працюють над проєктом: хто менеджер, хто дає інформацію (і коли!), хто затверджує звіт на різних етапах, як і роль менеджменту компанії у проєкті.
- Визначтеся з типом контенту та візуальним стилем. Безликий звіт, в якому перелічені досягнення та фінансові результати компанії, робити безглуздо, тому що його ніхто не прочитає. Контент, який спрацює, повинен бути цікавим читачеві. Це можуть бути кейси ваших клієнтів, інфографіка, яка демонструє виробничий процес, фінансові показники, але представлені візуально цікаво, так, щоб було зрозуміло, чому саме вони важливі, фотографії співробітників і клієнтів.
Стиль теж залежить від мети. Якщо звіт читатимуть інвестори, він може бути візуально простим і ненав'язливим. Якщо клієнти, співробітники або партнери, зробіть звіт візуально привабливим.
Розібратися в цих питаннях потрібно ще до того, як ви почнете готувати контент — на етапі планування.
- Підготовка календарного плану проєкту. Звичайного екселівського документу буде достатньо. Хоча, звичайно, ви можете використовувати інструменти для планування проєктів на зразок Trello — вони і дають можливість планувати проєкт, і спрощують комунікації.
- Безпосередньо робота над звітом. Найскладніша частина роботи. Сюди включається збір інформації, її обробка та приведення до єдиного вигляду, інтерв'ювання, написання текстів, планування ілюстрацій, планування та підготовка макетів інфографіки, її відмальовка в дизайні, узгодження проміжних та підсумкового результату. Абсолютно всі етапи перераховувати тут немає сенсу, прочитайте нашу брошуру, в якій це докладно описано.
- Презентація та промо. Якщо ви просто опублікуєте звіт на сайті компанії, його ніхто не прочитає. Зазвичай мало людей шукають в пошуковику "річний звіт компанії ХХХ". Тому заздалегідь сплануйте промокампанію.
Навіть якщо ви не плануєте робити масштабне промо, подбайте про те, щоб звіт було легко знайти на сайті. Якщо хтось їм зацікавиться, у нього не повинно бути труднощів із пошуком.
Напевно в процесі виникне купа проблем...
Буває складно переконати вічно зайнятих колег виділити час на підготовку інформації для звіту. Можна невдало вибрати підрядника. Багато проблем може викликати додрукарська підготовка звіту. Складно знайти фотографа-професіонала. Узгодження проміжних версій здатне перетворити життя менеджера проєкту на пекло.
На цих нюансах проколюються навіть компанії, які вже робили звіти в минулому. Річний звіт — це комплексний продукт, у його підготовці бере участь багато людей. Такий проєкт складно менеджерувати та складно врахувати всі нюанси.
12 листопада 2019 року ми проведемо Corporate Reporting Conference, конференцію про річні нефінансові звіти. Наші спікери, які самі готували звіти, поділяться своїм досвідом і розкажуть в тому числі про такі невраховані нюанси. Увійдіть на конференцію, щоб розібратися, як підготувати звіт світового рівня, правильно організувати процеси і не помилитися в деталях.
А як можна спростити підготовку звіту?
- "Продайте" проєкт команді. Підготовка звіту — це випробування для всієї компанії, тому що до його підготовки так чи інакше будуть залучені майже всі підрозділи. Керівникові проєкту дуже важливо донести до всіх його учасників, наскільки цей проєкт важливий.
Як це зробити? Поясніть, навіщо ви робите звіт: які переваги та можливості він дає компанії. Надихніть команду — покажіть приклади кращих звітів у світі. Заручіться підтримкою керівництва — переконайте його, що воно повинно демонструвати свою зацікавленість. Залучайте всіх зайнятих у проєкті вже на етапі планування — так ви доведете, що їхня думка важлива, що вони повноцінні учасники цього надмасштабного задуму. Переконайте керівництво компанії матеріально стимулювати співробітників, які так чи інакше працювали над звітом.
- Почніть планувати роботу над звітом заздалегідь. І про всяк випадок закладіть на його підготовку більше часу, ніж реально потрібно.
- Подбайте про хорошого редактора. Якщо ви думаєте, що самі будете готувати весь контент, перетворювати інформаційну сировину з різних відділів на готовий продукт, відразу забудьте про це. Цим повинен займатися професіонал, який знає, як звести тексти, написані різними людьми, до єдиної структури. Який розуміє, як різні види контенту будуть взаємодіяти найбільш вдало.
- Продумайте, як будете керувати версіями контенту. Це потрібно, щоб учасників проєкту не завалило купою файлів з правками, правками на правки і тонною уточнень, доробок і виправлень.
- Віддайте деякі задачі на аутсорс. Але пам'ятайте: якщо ви віддаєте підряднику тільки частину проєкту, наприклад, дизайн, частину роботи вам потрібно буде зробити самостійно: розробити концепцію, спланувати структуру, збирати інформацію.
Такий проєкт можна віддати на аутсорс?
Можна, а в деяких випадках навіть потрібно.
По-перше, для людини, яка керує таким проєктом, важливі виняткові навички проджект-менеджменту. Не варто недооцінювати масштаб того, що ви затіяли. Річний звіт — це не маркетингова брошура, а паспорт компанії. Багато проблем виникають саме тому, що менеджер проєкту не розуміє складність поставлених перед ним завдань, не може вчасно правильно оцінити їх масштаб.
Взяти хоча б тільки збір інформації:
— потрібно заздалегідь точно спланувати, які дані потрібні;
— зібрати їх з багатьох підрозділів;
— для цього вибудувати комунікації з багатьма колегами;
— переконати колег, що без їхньої інформації звіт не буде повним (а у них купа іншої роботи!);
— скласти окремий календарний план надходження інформації;
— привести дані до єдиного вигляду;
— звести всі дані разом і скласти загальну картину;
— а якщо частина даних до цього не збиралися або збиралися нерегулярно, завдання стане набагато складнішим.
І це тільки одне з завдань у великому процесі підготовки річного звіту. Воно точно залишиться на вас, але більшість інших можна доручити професіоналам.
По-друге, якщо ви доручите готувати річний звіт експертам, ви отримаєте готовий продукт під ключ. Підрядник буде супроводжувати вас від початку і до кінця роботи над звітом та візьме на себе більшу її частину, від планування до промо.
Навіть незважаючи на те, що вам не вдасться повністю усунутися від роботи над звітом, якщо ви доручите його підготовку агентству, це зніме з вас величезний пласт задач і звільнить для іншої роботи.
А як вибрати підрядника?
Підрядники та фрілансери, разом з якими ви робите звіт, можуть стати як вашими найкращими друзями, так і запороти весь проєкт. Тому підійдіть до їх вибору вдумливо. Поставити смачну ціну та написати на сайті "Робимо річні звіти" може кожен. Але ви ж розумієте... на паркані теж написано :) Вибір підрядника — це як вибір члена команди. Звертайте увагу на реальні роботи, просіть портфоліо, дізнайтеся, як побудований процес роботи. Ринок досить маленький, тому, ймовірно, ви можете знати когось із компанії, з якою співпрацював ваш ймовірний підрядник, та попросити відгук.
Як зрозуміти, чи можу я довіряти підряднику?
Ось кілька важливих критеріїв, за якими можна судити про рівень компанії:
— рівень комунікації: вона повинна бути на висоті;
— досвід роботи над аналогічними проєктами: якщо кандидат у підрядники ніколи не займався подібними проєктами, це означає, що у нього не налагоджені відповідні процеси (а річний звіт — це дуже специфічний продукт). Це також означає, що він не може гарантувати, що розуміє, якими взагалі повинні бути нефінансові звіти;
— хороша репутація на ринку;
— адекватна ціна. Не женіться за низьким цінником, він перетворює якісного підрядника на фрілансера. А це не те, що вам потрібно;
— підрядник повинен нести відповідальність і керувати процесом — це відрізняє його від фрілансера, який виконує тільки якусь одну функцію.
І скільки це буде коштувати?
Стандартної ціни немає, бо варіантів реалізації звіту може бути дуже багато: може бути різний обсяг, формат, різні варіанти візуального оформлення. Текстовий контент теж може бути різної складності: можливо, підряднику потрібно буде брати інтерв'ю у багатьох співробітників вашої компанії, і тоді це одна ціна, а якщо ви надішлете вже готові тексти — інша.
Сказати приблизну вартість можна тільки після ознайомчої бесіди, під час якої потенційний підрядник зрозуміє ваші очікування, а після неї продумає один або кілька варіантів реалізації цих очікувань.
А як ви готуєте звіт?
Якщо ви вирішите замовити звіт у нас, ми закріпимо за вами менеджера проєкту, який буде супроводжувати вас весь час роботи над ним, стане містком між вами та нашою командою і буде керувати роботами всередині Top Lead.
У загальних рисах алгоритм роботи над вашим звітом буде таким самим як той, що ми описали вище. Для початку ми зустрінемося з вами та дізнаємось, який звіт ви хочете, для яких цілей, якого ефекту хочете досягти, розпитаємо вас про те, як працює ваш бізнес. Потім, з урахуванням цієї інформації, запропонуємо наше бачення проєкту: відправимо презентацію з комерційною пропозицією, де покажемо, як наша команда зможе допомогти вашій компанії досягти бажаних результатів.
Після того, як ми з вами узгодимо всі необхідні нюанси, приступимо до роботи безпосередньо над звітом.
Ми можемо взяти на себе весь процес підготовки річного звіту: від розробки концепції до друку та промо.
Ви можете зробити будь-який звіт?
Сила Top Lead в тому, що ми добре вміємо робити ефективні звіти, що вирішують маркетингові та комунікаційні задачі наших клієнтів. Ми пропонуємо клієнтам незвичайні звіти, які виділяють їх серед конкурентів: звіти з концепцією, фантастичним оформленням, говорячим контентом. Якщо ваша компанія вирішить замовити звіт у нас, ми запропонуємо такий звіт, який надійно донесе ваші меседжі до цільової аудиторії, сформує імідж вашого бренду та стане подією на ринку.
Ось приклади наших робіт.
Напевно вам буде потрібно від нас багато інформації...
Авжеж. Навіть якщо ви довіряєте підряднику зробити проєкт від початку до кінця, без вашої участі та участі ваших колег не обійтися.
Якщо говорити в загальних рисах, від вас потрібні будуть дані щодо того, як влаштований бізнес, як працюють його підрозділи, інформація про результати та досягнення, аналітичні дані (хоча частину ми можемо підготувати самі) і бачення того, як буде розвиватися компанія.
Нефінансовий звіт — це комплексний продукт, інформацію для якого вам потрібно буде зібрати з багатьох підрозділів і з багатьма зацікавленими сторонами затвердити результат. Якщо затримуються дані або є зволікання при узгодженні результатів, збільшується і термін підготовки звіту. Тому ще раз нагадаємо, що навіть замовляючи повний цикл робіт, організувати своїх колег належить вам.
А як зробити так, щоб наш звіт помітили та прочитали?
Якщо у вашого звіту широка цільова аудиторія, є три способи зробити його помітним і пізнаваним.
- Розробити помітну промокампанію. Для промо радимо по максимуму використовувати матеріали зі звіту.
- Організувати презентацію звіту. До речі, цю задачу ми теж можемо взяти на себе.
- Презентувати звіт на ділових зустрічах.
З підготовкою річного нефінансового звіту рано чи пізно зіткнеться будь-який середній та великий бізнес, який зобов'язаний випустити звіт про управління. Але вимоги держави — не єдина причина випустити звіт. У річному звіті важливо те, що він дає можливість зацікавленим сторонам зрозуміти ваш бізнес, формує довіру до нього і доносить до читачів ідеї та принципи, на яких він заснований.
Яким повинен бути хороший річний звіт? Він спонукає прочитати його до кінця, викликає бажання дізнатися більше про компанію, що його випустила, та надихає познайомитися з її керівництвом.
Не всі компанії готові до такого "нестандартного" річного звіту. Набагато комфортніше просто підготувати мінімальний звіт про управління. Але "нестандартний" звіт піднімає вашу компанію на більш високий рівень комунікацій.
Строго кажучи, не всім компаніям це потрібно. В першу чергу такий звіт важливий для бізнесу, якому є що сказати суспільству, інвесторам, партнерам та клієнтам, особливо іноземним, він важливий для бізнесу, який прагне продемонструвати свою прозорість, а також для суспільно значущих компаній.
Але якщо ви, прочитавши цю статтю, дійшли висновку, що вашій компанії буде достатньо зробити простий звіт про управління тільки для регулятора, не біда. Розповісти стейкхолдерам про результати діяльності компанії можна і без звіту: за допомогою інфографіки, відео, статей у блозі та іншого контенту.
Команда Top Lead вже багато років допомагає готувати круті річні звіти топовим компаніям України з самих різних галузей.
Якщо ви хочете, щоб ваш річний звіт був яскравим, наповненим крутою інфографікою, цікавими текстами і викликав у читачів "ВАУ", замовте його у нас.
Тисніть на банер, розповідайте про свою компанію, і ми створимо для вас звіт,
який покаже ваш бізнес з найкращого боку: