FAQ о годовых нефинансовых отчетах
О каких отчетах пойдет речь?
Есть финансовые отчеты, например, баланс, а есть нефинансовые. Мы разбираемся в нефинансовых и поговорим сейчас о них.
В нефинансовом отчете компания показывает то, что нельзя показать в финансовых: свое влияние на окружающую среду, взаимодействие с обществом, инновационность бизнеса, волонтерские и образовательные проекты, условия работы сотрудников, бизнес-модель и систему управления рисками, а также много другой информации, которую не получается описать строгими формулами.
Есть разные стандарты нефинансовой отчетности: GRI, Отчет о прогрессе (COP) в рамках Глобального договора ООН, ISO 26000 и другие. Информация, написанная в нашей статье, касается отчетов, подготовленных в любом стандарте. Эти стандарты отличаются друг от друга тем, какую информацию они требуют раскрывать и как это делать. А мы в этой статье покажем возможности, которые у вас есть, чтобы выполнить требования стандартов. И расскажем, как организовать процесс подготовки отчета таким образом, чтобы у вас как можно меньше болела голова.
А зачем вообще готовить нефинансовые отчеты?
Есть две причины.
Во-первых, для средних и крупных компаний, которые работают в Украине, это обязательно — согласно Закону, они должны готовить отчет об управлении. Украина интегрируется в Европу, поэтому государство и обязывает украинские компании готовить такие отчеты. На Западе это уже давно не просто тренд, а must have для серьезных компаний.
Во-вторых, даже если вашей компании не нужно готовить отчет об управлении, возможно, все равно есть смысл подготовить нефинансовый отчет. При этом не обязательно строго следовать требованиям для отчета об управлении: ваша компания может использовать любой из стандартов или сделать отчет по-своему.
Какой смысл готовить отчет, если это не обязательно?
Сейчас во всем мире инвесторы, банки, серьезные компании и вообще все, кто связан с бизнесом, все больше внимания уделяют именно той информации, которую нельзя показать в финансовой отчетности. И принимают решения, основываясь в том числе на нефинансовых отчетах. Их обязательно требуют инвесторы и крупные клиенты, особенно европейские. Поэтому нефинансовая отчетность — это глобальный тренд. Это особенно актуально для компаний, которые выходят на западные рынки.
Так какая же разница между стандартным отчетом об управлении и нестандартным нефинансовым отчетом?
Стандартность определяется законом Украины. В законе о бухучете, инструкции Минфина и требованиях регуляторов описаны минимальные требования к отчету об управлении. Стандартный отчет соответствует только этим требованиям, там нет ничего сверх них и он непритязательный на вид.
Нестандартный отчет выходит за рамки этих требований. Это также может быть отчет об управлении, но в котором описано больше, чем требует государство, и адаптированный под вашу целевую аудиторию. Или который выглядит не как простой текстовый документ, а дополнен инфографикой, фото, экспертными статьями сотрудников компании, и у которого есть масштабная промокампания.
А можно разделить отчет об управлении и нестандартный нефинансовый отчет, подготовив второй согласно требованиям какого-то из стандартов нефинансовой отчетности и разработав для него индивидуальную структуру.
Так мне нужно готовить нефинансовый отчет или нет? Как понять?
У вашей компании есть несколько вариантов.
- Не готовить нефинансовый отчет вообще. Если компания не обязана, согласно закону, готовить отчет об управлении и не ощущает потребности подготовить нефинансовый отчет по своей инициативе, можно вообще ничего не делать.
- Подготовить стандартный отчет об управлении. Если компания обязана готовить отчет об управлении, она может сделать его, но не тратить на его подготовку много ресурсов. Достаточно будет соблюсти минимальные требования о раскрытии информации и сделать отчет без изысков, визуально простым: обычный документ с текстом, таблицами и графиками. Для очень большого количества компаний этого будет достаточно.
Вот пример очень простого отчета об управлении — страховой компании AXA.
- Сделать отчет об управлении + сделать такой нефинансовый отчет, который нужен именно для вашей компании. Если компания, которая обязана готовить отчет об управлении, понимает, что для ее коммуникационных целей такого банального отчета будет мало, она может сделать минимальный отчет об управлении и сдать его регулятору. А параллельно готовить нефинансовый отчет в таком виде, который отвечал бы ее коммуникационной стратегии. И уже в нем показать то, что хочет увидеть целевая аудитория, и заняться креативом.
Хотя мы считаем, что это не оптимальный вариант. Зачем распыляться на два документа?
- Подготовить "расширенный" отчет об управлении. Если компания обязана готовить отчет об управлении, но предыдущий вариант ей не подходит (не хочет тратить время и деньги на два отчета), она может сделать "расширенный" отчет об управлении. То есть сделать его таким, каким она захочет. Совместить в одном документе и требования регулятора, и потребности других стейкхолдеров в информации, и покреативить. Не забывайте, что закон дает возможность так вольно обращаться с отчетом об управлении: добавлять информацию, которая не перечислена в минимальных требованиях, экспериментировать с форматами и дизайном и так далее. И его подать регулятору. Главное, чтобы документ, который называется "Звіт про управління", раскрывал всю ту информацию, которую в нем обязательно нужно раскрыть, и делал это в той степени, в которой нужно. А что вы пишите в нем сверх того — это уже ваше дело.
Мы считаем, что для большинства компаний это оптимальный вариант.
Именно так со своим отчетом за 2018 год поступил банк "Південний": он подготовил отчет, который кроме обязательного набора информации содержит намного больше контента и рассказывает о том, как банк развивался на протяжении 25 лет, чего достиг и как будет развиваться дальше. Банк и подал его государству, и оформил для PR-целей.
А зачем моей компании выходить за рамки банального отчета об управлении?
Компания в 21 веке должна быть прозрачной и демонстрировать свою позицию по важным вопросам: развитие навыков сотрудников, изменение климата, борьба с бедностью, неравенством, нарушением прав человека. В современной бизнес-среде устоялось мнение, что зарабатывание денег — это не единственная цель бизнеса. Так как бизнес существует в обществе и пользуется природными ресурсами, он должен оказывать на общество и окружающую среду положительное влияние. Как раз на то, какое влияние оказывает бизнес, обращают все больше внимания современные инвесторы и другие компании, принимая решение о сотрудничестве.
BBC в своем отчете демонстрирует, что в компании нет дискриминации по признаку сексуальной ориентации
По крайней мере часть этих вопросов можно раскрыть даже в самом захудалом отчете об управлении. Но бизнес должен быть дальновидным. А в том, чтобы подготовить простой набор текста и таблиц, нет дальновидности. Если у вашей компании проактивный подход к коммуникациям, ей нужно что-то большее.
Нестандартный отчет однозначно привлечет внимание рынка. Он станет лицом компании и источником важных сведений о ней. Годовой отчет — это концентрированная выжимка всего того, что компания хочет о себе сказать. Если ваша компания делает заметный годовой отчет, тем самым она показывает, что доросла до определенного уровня и готова громко заявить о себе на рынке.
А как лучше поступить: сделать только отчет об управлении или два отчета?
Это решать вам. Принимая это решение, ориентируйтесь на то, какие ресурсы есть у компании. Не забывайте, что два отчета займут больше времени на подготовку. Задумайтесь о других целях, которые вы перед собой ставите, готовя отчет: что еще вы хотите показать, кроме данных, которые удовлетворят требования регуляторов. И кому вы хотите это показать.
А также помните, что вы спокойно можете сделать отчет об управлении, но показать в нем больше, чем требует государство, потому что нормативно-правовая база отчета об управлении это позволяет. Она устанавливает минимальные требования, а что показать сверх них и как еще использовать этот отчет, это ваше дело.
В большинстве случаев оптимально будет подготовить такой расширенный отчет об управлении.
И какие результаты такие отчеты дают компании?
Вот несколько важных преимуществ, которые получает компания, у которой есть годовой нефинансовый отчет:
— ей проще получить финансирование;
— проще выйти на внешние рынки;
— она сможет выйти на биржу;
— получит больше возможностей для привлечения клиентов и партнеров;
— сможет поддерживать свою репутацию на высоком уровне;
— такой отчет с удовольствием прочитают собственники бизнеса;
— компания получит возможность поднять в информационном пространстве важные для себя вопросы.
Вообще, это хорошая возможность показать компанию с выгодной стороны
Важно помнить, что отчет — не место для обмана или попыток приукрасить действительность. Во-первых, его прочитают регуляторы, у которых может возникнуть много вопросов, на которые будет очень сложно отвечать. Во-вторых, его прочитают инвесторы, кредиторы, собственники, существующие и потенциальные партнеры и клиенты — все те, с кем нужно быть предельно откровенными, чтобы не было проблем в будущем. Ложь в годовом отчете — самый простой способ уничтожить репутацию бизнеса.
Понимаем, что у вашей компании могут быть проблемы, а о чем-то не хотелось бы говорить в открытую: у кого-то люди не задерживаются подолгу в компании, кто-то превышает лимит на выбросы вредных веществ. Но в 21 веке журналисты или конкуренты все равно найдут всю информацию о вашем бизнесе. И сравнят с тем, что написано в годовом отчете. Получится некрасивая картина: проблемы есть, но в отчете о них ни слова.
Вместо того, чтобы марафетить реальную ситуацию в отчете, в нем лучше прямо сказать: да, у нас есть проблемы. Но мы их решаем. И показать, как именно вы их решаете: какие шаги предприняли, чтобы сотрудники приходили на работу с удовольствием, как модернизируете производство. Когда читатель отчета увидит, что ваша компания умеет признавать проблему и готова над ней работать, это улучшит ее репутацию.
И что, много компаний готовят большие и красочные отчеты?
Нет, большинство компаний предпочитают не тратить время и силы: они готовят только очень простой отчет об управлении. А по формату он похож на доклад: тексты, таблицы и графики. У их отчета нет лица.
Но количество отчетов с лицом растет по мере того, как у большего количества компаний появляется повод их подготовить.
Нефинансовые отчеты сложно готовить?
Дать однозначный ответ на этот вопрос мы не можем. Все зависит от особенностей вашей компании и от того, какой отчет (или какие отчеты) вы будете делать.
Например, если у вас средняя компания, которая занимается обычной деятельностью (продажами, строительством…), и вы собираетесь готовить только стандартный отчет об управлении, без креатива, то сложностей не возникнет. Вы можете скачать инструкцию, буквально ей следовать и подать регулятору простой отчет в вордовском документе.
С усложнением задачи возрастает и сложность ее реализации. Готовить отчет, в котором глубоко раскрыто много вопросов, много визуального контента и большая промокампания, конечно, сложно (но об этих сложностях и о том, как сделать этот проект проще, мы подробнее поговорим ниже).
С нефинансовым отчетом возникает другая проблема: готовить его необычно. До 2019 года его делали несколько десятков украинских компаний по собственной инициативе. Теперь это обязательно для тысяч компаний.
Хотя мы считаем, что раз уж компания решила готовить отчет, есть смысл подготовить нечто большее, чем простой вордовский файл с отчетом об управлении:
— рассказать читателям отчета то, что важно для компании;
— сделать отчет "говорящим, наполнив его визуальными элементами;
— добавить в него информацию, которую хоть и не требуют регуляторы, но которая будет важной для других читателей отчета.
Да, согласившись на это, вы усложните себе жизнь. С другой стороны, такой отчет, подготовленный по западным подходам, даст компании много возможностей.
О чем вообще пишут в годовых отчетах?
Если вы решите делать только стандартный отчет об управлении, пишите о том, что требует регулятор, не выходите за рамки этих требований.
Если компания решила делать два отчета (и стандартный об управлении, и нестандартный, для коммуникаций) или хочет подготовить нестандартный отчет об управлении, то можете написать об очень многих вещах. Это многослойный пирог из разнопланового контента, который пригодится для самых разных случаев. Написать в нем можно почти о чем угодно. Главное — найти интересную форму подачи.
В таком отчете компания может изложить те мысли, которые не получалось завернуть в другие форматы контента, потому что это было неуместно. В самом деле, не публиковать же на своей страничке в соцсетях описание бизнес-модели или перечень клиентов, не ставить же в блог статьи с описанием системы управления рисками. А годовой отчет — это именно тот способ подачи информации о компании, при котором будет уместно и это, и многое другое.
Однако не пытайтесь вместить в отчет все, что вам хотелось бы сказать о компании. Хороший отчет — понятный, лаконичный, несет только ту информацию, которая нужна.
Как понять, какая информация нужна в отчете?
Это зависит от целевой аудитории. Подробно о целевой аудитории немного ниже, а пока что перечислим основные блоки информации, которые можно поместить в нефинансовый годовой отчет.
Общие сведения о компании. Вступительное слово руководителя, ключевые цифры, миссия, ценности, обзор рынка, стратегия развития, корпоративное управление, команда, колонки сотрудников, управление рисками.
Операционная деятельность компании. Результаты, которых достигла компания, успешные проекты, кейсы.
Основные показатели финансовой отчетности. Хоть мы и говорим сейчас о нефинансовом отчете, но коротко охарактеризовать ключевые финансовые показатели и показать их в динамике все же стоит, чтобы дать полную характеристику деятельности компании. Также можно добавить аудиторское заключение.
Инвестиции. Реализованные инвестиционные проекты, их ожидаемый результат.
Стратегия. Бизнес-модель, задачи, которые стоят перед компанией в будущем году, тактика их решения.
Устойчивое развитие. Кадровая и социальная политика. Численность и характеристика персонала, принятые для улучшения условий труда меры, мероприятия по повышению квалификации, охрана окружающей среды, социальные и благотворительные проекты.
Это не полный перечень того, о чем можно написать в отчете. И не все блоки информации, которые можно раскрыть. Это скорее набросок, который поможет сориентироваться, как примерно может выглядеть нефинансовый годовой отчет. Каждая компания должна самостоятельно решить, каким он будет, учитывая свою специфику работы и цели подготовки отчета.
Отримайте детальну інструкцію з підготовки річного звіту
А если вы собираетесь готовить отчет для инвестора, мы написали подробную статью о том, какие отчеты будут интересны разным типам инвесторов.
Еще у нас есть статья, которая рассказывает о 7 самых главных поводах подготовить отчет — с примерами того, о чем можно написать в каждом случае.
Есть важный момент. Если ваша компания готовит нестандартный отчет об управлении, который будет использовать и для своих коммуникаций, необходимо выполнить требования государства относительно списка раскрываемой информации и глубины раскрытия. Если их не выполнить, компания получит штраф за недостаточно полное освещение необходимой информации в отчете.
То есть универсального наполнения нет?
Нет. Наполнение зависит от ваших целей. Вот несколько примеров хороших годовых отчетов с совершенно разной структурой. Тут есть и отчеты об управлении, и нефинансовые отчеты, составленные по индивидуальной структуре.
Аудиторская компания Baker Tilly в отчете почти ничего не писала о собственном финансовом состоянии, совсем не раскрыла тему корпоративного управления или другие важные для годового отчета темы. Вместо этого в отчете есть лайфхаки для бизнеса (для клиентов Baker Tilly) и для сотрудников компании. Также много написано о корпоративной жизни. А сам отчет выполнен в концепции глянцевого журнала.
Годовой отчет ПУМБ — это снапшот украинской экономики и состояния банка, потому что банк хотел показать свои достижения за год, особенно свою инновационность, и условия, в которых он работал. Читатели этого отчета — прежде всего клиенты банка.
Отчет еще одного банка, "Південного", приурочен к 25-летнему юбилею. Он резюмирует деятельность банка за эти годы и показывает, в каком направлении банк будет развиваться. Поэтому его структура и наполнение серьезно отличаются от отчета ПУМБа. И это пример нестандартного отчета об управлении, который использовали и для отчетности перед Нацбанком, и как элемент коммуникационной стратегии. Два предыдущих отчета — только для коммуникаций.
Вывод? Универсальной структуры и наполнения нет. Они зависят от ваших целей и аудитории отчета.
Можем дать еще один совет: экспериментируйте, не бойтесь нарушать общепринятые правила. Тогда отчет вашей компании точно станет важным событием на рынке.
И кто их читает?
Потенциальных групп читателей много. Но прежде чем начинать готовить отчет, вам нужно определиться, для какой или каких разнообразных групп вы будете готовить отчет. Потому что у каждой из них разные интересы, и каждая имеет разные мотивы заглянуть в ваш отчет. Интересы некоторых групп стейкхолдеров в одном отчете совместить можно, но не всегда.
Вот наиболее распространенные группы стейкхолдеров, для которых можно подготовить нефинансовый отчет:
— государство (для него крупные и средние компании обязаны готовить отчет об управлении);
— собственники бизнеса;
— инвесторы и кредиторы;
— клиенты и партнеры, нынешние и потенциальные;
— общественные организации;
— сотрудники;
— международные организации.
А как отчет может выглядеть?
Это ваш отчет, и вам решать, каким он будет. Даже для отчета об управлении, который требует государство, нет строгих требований к формату. Но если ваша компания решила делать годовой отчет, пусть он будет запоминающимся. Все-таки это проект, который делается раз в год и описывает самые важные аспекты бизнеса.
У отчета может быть только онлайн-версия, или печатная тоже. В нем, кроме текстов, могут быть фото, графики, иллюстрации, инфографика. Если у вашей компании есть бюджет, сделайте отчет в виде интерактивного сайта (или дополните pdf-версию сайтом).
Вот несколько примеров. Интерактивный сайт годового отчета ПУМБ, который показывает, как меняется банк.
Страница из отчета о корпоративной социальной ответственности "Кока-Кола": много ярких визуальных элементов.
Инфографика "Газовый баланс Украины" из отчета "Нафтогаза".
Визуально скромный отчет Национального банка Украины.
А так выглядит бизнес-модель в годовом отчете малайзийского торгового конгломерата Sime Darby.
Невероятные иллюстрации из отчета BBC.
Раз это нефинансовый отчет, там вообще не надо писать о финансовых показателях?
Это не самая главная часть отчета, но коротко о них стоит упомянуть, чтобы сформировать у читателя полное представление о компании. Хотя есть компании, например, "Нафтогаз" или ALLIANZ GROUP, которые в свой нефинансовый отчет включают полную финансовую отчетность.
Ок, мне интересно. Но не факт, что такой большой отчет одобрит менеджмент компании
Возможно, придя к руководству с идеей подготовить масштабный годовой отчет, вы столкнетесь со стандартными возражениями типа "Раньше обходились без отчета, а сейчас, раз уж надо, сделаем простой", или "Никто из конкурентов их не готовит", или "Клиенты еще никогда его у нас не просили".
Скорее всего, в вашем маркетинговом бюджете не предусмотрены деньги на такой серьезный проект. А начальство не понимает, зачем к концу года перекраивать бюджеты и искать на него средства. Но если вы понимаете, что компании стоит потратить деньги, чтобы подготовить не просто вордовский документ, а серьезный отчет с полезным и визуально привлекательным контентом, вам придется убедить менеджмент в том, что инвестиции в годовой отчет — это инвестиции в имидж, коммуникации и продажи.
Мы уже проработали наиболее вероятные возражения, с которыми вы можете столкнуться, и подготовили логичную аргументацию для каждого из них: "Как убедить менеджмент компании выделить бюджет на годовой отчет".
А его вообще долго готовить?
Зависит от содержания, формата и опыта, который есть у компании. Если ваша решит подготовить большой и красочный отчет по примеру тех, которые мы показывали выше, и при этом раньше вы такие отчеты не делали, весь процесс может занять до 6 месяцев. Если у вашей компании уже есть опыт или отчет будет попроще, можно уложиться в 3 месяца. Очень простой отчет об управлении, в вордовском документе, выполненный согласно минимальным требованиям, и если не нужно долго собирать информацию, можно сделать за 2-3 месяца.
Из чего состоит процесс подготовки отчета?
Мы разделили процесс подготовки на 6 этапов. Подробно прочитать о каждом можно в нашей статье "Етапи підготовки блискучого річного звіту". Или скачайте нашу брошюру, которая описывает каждый этап очень детально (в ней есть чеклист для каждого этапа). В этой статье мы только в общих чертах расскажем о каждом этапе.
- Решите концептуальные задачи. Прежде чем приступить к работе над контентом, нужно хорошенько подготовиться и решить, какой отчет вы хотите видеть. Определиться с целью подготовки отчета, целевой аудиторией, ключевыми месседжами и желаемой структурой. Все это необходимо утвердить с топ-менеджментом компании.
- Распределите роли между участниками проекта. Опасно недооценить важность этого этапа, потому что тогда в процессе работы у вас появится множество проблем. Знаем это по опыту наших клиентов.
Во-первых, решите, какие процессы вы сможете закрыть силами сотрудников компании, а какие необходимо будет отдать подрядчикам. Во-вторых, установите обязанности своих коллег, которые работают над проектом: кто менеджер, кто дает информацию (и когда!), кто утверждает отчет на разных этапах, какова роль менеджмента компании в проекте.
- Определитесь с типом контента и визуальным стилем. Безликий отчет, в котором перечислены достижения и финансовые результаты компании, делать бессмысленно, потому что его никто не прочитает. Контент, который сработает, должен быть интересным читателю. Это могут быть кейсы ваших клиентов, инфографика, которая демонстрирует производственный процесс, финансовые показатели, но представленные визуально интересно, так, чтобы было понятно, почему именно они важны, фотографии сотрудников и клиентов.
Стиль тоже зависит от цели. Если отчет будут читать инвесторы, он может быть визуально простым и ненавязчивым. Если клиенты, сотрудники или партнеры, сделайте отчет визуально притягательным.
Разобраться в этих вопросах нужно еще до того, как вы начнете готовить контент — на этапе планирования.
- Подготовка календарного плана проекта. Обычного экселевского документа будет достаточно. Хотя, конечно, вы можете использовать инструменты для планирования проектов наподобие Trello — они и дают возможность планировать проект, и упрощают коммуникации.
- Непосредственно работа над отчетом. Самая сложная часть работы. Сюда включается сбор информации, ее обработка и приведение в единый вид, интервьюирование, написание текстов, планирование иллюстраций, планирование и подготовка макетов инфографики, ее отрисовка в дизайне, согласование промежуточных и итогового результата. Абсолютно все этапы перечислять тут нет смысла, прочитайте нашу брошюру, в которой это подробно описано.
- Презентация и промо. Если вы просто опубликуете отчет на сайте компании, его никто не прочитает. Обычно мало людей ищут в поисковике "годовой отчет компании ХХХ". Поэтому заранее спланируйте промокампанию.
Даже если вы не планируете делать масштабное промо, позаботьтесь о том, чтобы отчет было легко найти на сайте. Если кто-то им заинтересуется, у него не должно быть сложностей с поиском.
Наверняка в процессе возникнет куча проблем...
Бывает сложно убедить вечно занятых коллег выделить время на подготовку информации об отчете. Можно неудачно выбрать подрядчика. Много проблем может вызвать допечатная подготовка отчета. Сложно найти фотографа-профессионала. Согласование промежуточных версий способно превратить жизнь менеджера проекта в ад.
На этих нюансах прокалываются даже компании, которые уже делали отчеты в прошлом. Годовой отчет — это комплексный продукт, в его подготовке участвует много людей. Такой проект сложно менеджерить и сложно учесть все нюансы.
12 ноября 2019 года мы проведем Corporate Reporting Conference, конференцию о годовых нефинансовых отчетах. Наши спикеры, которые сами готовили отчеты, поделятся своим опытом и расскажут в том числе о таких неучтенных нюансах. Зарегистрируйтесь на конференцию, чтобы разобраться, как подготовить отчет мирового уровня, правильно организовать процессы и не ошибиться в деталях.
А как можно упростить подготовку отчета?
- "Продайте" проект команде. Подготовка отчета — это испытание для всей компании, потому что в его подготовку так или иначе будут вовлечены почти все подразделения. Руководителю проекта очень важно донести до всех его участников, насколько этот проект важен.
Как это сделать? Объясните, зачем вы делаете отчет: какие преимущества и возможности он дает компании. Вдохновите команду — покажите примеры лучших яотчетов в мире. Заручитесь поддержкой руководства — убедите его, что оно оно должно демонстрировать свою заинтересованность. Вовлекайте всех занятых в проекте уже на этапе планирования — так вы докажете, что их мнение важно, что они полноценные участники этой сверхмасштабной затеи. Убедите руководство компании материально стимулировать сотрудников, которые так или иначе работали над отчетом.
- Начните планировать работу над отчетом заранее. И на всякий случай заложите на его подготовку больше времени, чем реально нужно.
- Позаботьтесь о хорошем редакторе. Если вы думаете, что сами будете готовить весь контент, превращать информационное сырье из разных отделов в готовый продукт, сразу забудьте об этом. Этим должен заниматься профессионал, который знает, как свести тексты, написанные разными людьми, к единой структуре. Который понимает, как разные виды контента будут взаимодействовать наиболее удачно.
- Продумайте, как будете управлять версиями контента. Это нужно, чтобы участников проекта не завалило кучей файлов с правками, правками на правки и тонной уточнений, доработок и исправлений.
- Отдайте некоторые задачи на аутсорс. Но помните: если вы отдаете подрядчику только часть проекта, например, дизайн, часть работы вам нужно будет сделать самостоятельно: разработать концепцию, спланировать структуру, собирать информацию.
Такой проект можно отдать на аутсорс?
Можно, а в некоторых случаях даже нужно.
Во-первых, для человека, который руководит таким проектом, важны исключительные навыки проджект-менеджмента. Не стоит недооценивать масштаб того, что вы затеяли. Годовой отчет — это не маркетинговая брошюра, а паспорт компании. Многие проблемы возникают именно потому, что менеджер проекта не понимает сложности стоящих перед ним задач, не может вовремя правильно оценить их масштаб.
Взять хотя бы только сбор информации:
— нужно заранее точно спланировать, какие данные нужны;
— собрать их со многих подразделений;
— для этого выстроить коммуникации со многими коллегами;
— убедить коллег, что без их информации отчет не будет полным (а у них куча другой работы!);
— составить отдельный календарный план поступления информации;
— привести данные к единому виду;
— свести все данные вместе и составить общую картину;
— а если часть данных до этого не собиралась или они собирались нерегулярно, задача станет намного сложнее.
И это только одна из задач в большом процессе подготовки годового отчета. Она точно останется на вас, но большинство остальных можно поручить профессионалам.
Во-вторых, если вы поручите готовить годовой отчет экспертам, вы получите готовый продукт под ключ. Подрядчик будет сопровождать вас от начала и до конца работы над отчетом и возьмет на себя большую ее часть, от планирования до промо.
Даже несмотря на то, что вам не удастся полностью устраниться от работы над отчетом, если вы поручите его подготовку агентству, это снимет с вас огромный пласт задач и освободит для другой работы.
А как выбрать подрядчика?
Подрядчики и фрилансеры, вместе с которыми вы делаете отчет, могут стать как вашими лучшими друзьями, так и запороть весь проект. Потому подойдите к их выбору вдумчиво. Поставить вкусную цену и написать на сайте "Делаем годовые отчеты" может каждый. Но вы же понимаете… на заборе тоже написано :) Выбор подрядчика — это как выбор члена команды. Обращайте внимание на реальные работы, просите портфолио, узнайте, как построен процесс работы. Рынок довольно маленький, потому, вероятно, вы можете знать кого-то из компании, с которой сотрудничал ваш вероятный подрядчик, и попросить отзыв.
Как понять, могу ли я доверять подрядчику?
Вот несколько важных критериев, по которым можно судить об уровне компании:
— уровень коммуникации: она должна быть на высоте;
— опыт работы над аналогичными проектами: если кандидат в подрядчики никогда не занимался подобными проектами, это значит, что у него не налажены соответствующие процессы (а годовой отчет — это очень специфический продукт). Это также значит, что он не может гарантировать, что понимает, какими вообще должны быть нефинансовые отчеты;
— хорошая репутация на рынке;
— адекватная цена. Не гонитесь за низким ценником, он превращает качественного подрядчика во фрилансера. А это не то, что вам нужно;
— подрядчик должен нести ответственность и управлять процессом — это отличает его от фрилансера, который выполняет только какую-то одну функцию.
И сколько это будет стоить?
Стандартной цены нет, потому что вариантов реализации отчета может быть очень много: может быть разный объем, формат, разные варианты визуального оформления. Текстовый контент тоже может быть разной сложности: возможно, подрядчику нужно будет брать интервью у многих сотрудников вашей компании, и тогда это одна цена, а если вы пришлете уже готовые тексты — другая. Сказать примерную стоимость можно только после ознакомительной беседы, во время которой потенциальный подрядчик поймет ваши ожидания, а после нее продумает один или несколько вариантов реализации этих ожиданий.
А как вы готовите отчет?
Если вы решите заказать отчет у нас, мы закрепим за вами менеджера проекта, который будет сопровождать вас все время работы над ним, станет мостиком между вами и нашей командой и будет руководить работами внутри Top Lead.
В общих чертах алгоритм работы над вашим отчетом будет таким же как тот, который мы описали выше. Для начала мы встретимся с вами и разузнаем, какой отчет вы хотите, для каких целей, какого эффекта желаете добиться, расспросим вас о том, как работает ваш бизнес. Потом, с учетом этой информации, предложим наше видение проекта: отправим презентацию с коммерческим предложением, в которой покажем, как наша команда сможет помочь вашей компании достичь желаемых результатов.
После того, как мы с вами согласуем все необходимые нюансы, приступим к работе непосредственно над отчетом.
Мы можем взять на себя весь процесс подготовки годового отчета: от разработки концепции до печати и промо.
Вы можете сделать любой отчет?
Сила Top Lead в том, что мы хорошо умеем делать эффективные отчеты, которые решают маркетинговые и коммуникационные задачи наших клиентов. Мы предлагаем клиентам необычные отчеты, которые выделяют их среди конкурентов: отчеты с концепцией, фантастическим оформлением и говорящим контентом. Если ваша компания решит заказать отчет у нас, мы предложим такой отчет, который надежно донесет ваши месседжи до целевой аудитории, сформирует имидж вашего бренда и станет событием на рынке.
Вот примеры наших работ.
Наверняка вам будет нужно от нас много информации…
Конечно. Даже если вы доверяете подрядчику сделать проект от начала до конца, без вашего участия и участия ваших коллег не обойтись.
Если говорить в общих чертах, от вас нужны будут данные о том, как устроен бизнес, как работают его подразделения, информация о результатах и достижениях, аналитические данные (хотя часть мы можем подготовить сами) и видение того, как будет развиваться компания.
Нефинансовый отчет — это комплексный продукт, информацию для которого вам нужно будет собрать со многих подразделений и со многими заинтересованными сторонами утвердить результат. Если задерживаются данные или есть проволочки при согласовании результатов, увеличивается и срок подготовки отчета. Поэтому еще раз напомним, что даже заказывая полный цикл работ, организовать своих коллег предстоит вам.
А как сделать так, чтобы наш отчет заметили и прочитали?
Если у вашего отчета широкая целевая аудитория, есть три способа сделать его заметным и узнаваемым.
- Разработать заметную промокампанию. Для промо советуем по максимуму использовать материалы из отчета.
- Организовать презентацию отчета. Кстати, эту задачу мы тоже можем взять на себя.
- Презентовать отчет на деловых встречах.
С подготовкой годового нефинансового отчета рано или поздно столкнется любой средний и большой бизнес, который обязан выпустить отчет об управлении. Но требования государства — не единственная причина выпустить отчет. В годовом отчете важно то, что он дает возможность заинтересованным сторонам понять ваш бизнес, формирует доверие к нему и доносит до читателей идеи и принципы, на которых он основан.
Каким должен быть хороший годовой отчет? Он побуждает прочитать его до конца, вызывает желание узнать больше о компании, которая его выпустила, и вдохновляет познакомиться с ее руководством.
Не все компании готовы к такому "нестандартному" годовому отчету. Намного комфортнее просто подготовить минимальный отчет об управлении. Но "нестандартный" отчет поднимает вашу компанию на более высокий уровень коммуникаций.
Строго говоря, не всем компаниям это нужно. В первую очередь такой отчет важен для бизнеса, которому есть что сказать обществу, инвесторам, партнерам и клиентам, особенно иностранным, он важен для бизнеса, который стремится продемонстрировать свою прозрачность, а также для общественно значимых компаний.
Но если вы, прочитав эту статью, пришли к выводу, что вашей компании будет достаточно сделать простой отчет об управлении только для регулятора, не беда. Рассказать стейкхолдерам о результатах деятельности компании можно и без отчета: с помощью инфографики, видео, статей в блоге и другого контента.
Команда Top Lead уже много лет помогает готовить крутые годовые отчеты топовым компаниям Украины из самых разных сфер. Если вы хотите, чтобы ваш годовой отчет был ярким, наполненным крутой инфографикой, интересными текстами и вызывал у читателей "ВАУ", закажите его у нас. Жмите на баннер, рассказывайте о своей компании, и мы создадим для вас отчет,
который покажет ваш бизнес с лучшей стороны: