12 порад як ефективно провести онлайн-нараду під час карантину
Причин багато: з відео складніше зчитувати емоції співрозмовника (не кажучи вже про аудіо або текст), важче контролювати хід зустрічі, керівники менше уваги приділяють меті зустрічі та її плануванню. Часто трапляється так, що всю бесіду "захоплюють" дві людини, а іншим залишається тільки сопіти у мікрофони.
Але так не повинно бути. Онлайн-зустрічі — навіть раптові — мають бути ефективними, зручними та результативними. Ось 12 кроків, які допоможуть все налаштувати, як треба.
1. Використовуйте відео
Аби люди відчували, що вони всі разом на одній зустрічі, збирайте їх на відеоконференції, а не просто в груповий чат або на колективну телефонну розмову. В цьому допоможуть такі сервіси, як Zoom, Skype та GoToMeeting.
2. Надайте також можливість використовувати лише аудіо
Це не суперечить сказаному вище: просто не всі мають належне інтернет-з"єднання, яке дозволяє використовувати відео. Ви повинні чітко наголосити на тому, що відео — це нова вимога, але не залишати у безвиході тих, хто не має змоги його під'єднати.
3. Розберіться з технікою, сервісами та програмним забезпеченням заздалегідь
Ніщо так не ламає план зустрічі, як необхідність на початку відволікатися на завантаження й налаштування програм, розв'язання проблем та інші технічні перешкоди. Перед віртуальною зустріччю всі учасники повинні ознайомитися з програмою зв"язку, налаштувати її під себе та навчитися користуватись необхідними функціями. Ви також маєте бути впевнені, що у вашій програмі або пакеті сервісів, який ви придбали, є все, що потрібно для ефективної роботи.
4. Переконайтеся, що обличчя всіх учасників добре видно
Відеоконференції ефективніші, коли люди можуть бачити міміку та мову тіла один одного. Попросіть людей сісти ближче до веб-камер — це допоможе відтворити близькість особистої зустрічі.
5. Дотримуйтесь плану зустрічі
Перед розмовою поставте чіткі цілі та надішліть план учасникам заздалегідь, якщо це доречно. Під час сесії використовуйте порядок денний, встановлюйте правила проведення нарад, робіть перерви та чітко окреслюйте, що потрібно робити після наради (включаючи терміни виконання завдань та підзвітність).
6. Скоротіть тривалість презентації
Якщо може бути щось гірше, ніж довга презентація, то це — довга презентація під час онлайн-зустрічі. Наради потрібні для того, щоб учасники взаємодіяли один з одним, спілкувалися та обговорювали питання. Довідкову інформацію надайте заздалегідь. Якщо комусь все ж потрібно провести презентацію, використовуйте спільний доступ до екрана, щоб усі дивилися на однаковий слайд.
7. Жартуйте, щоб зняти загальну напругу
Важливо використовувати кожну нагоду для зміцнення командних стосунків, щоб люди не відчували себе ізольованими. Але жарти мають бути доречними та не образливими. Наприклад, якщо ви бажаєте пожартувати на тему коронавірусу, важливо спочатку з"ясувати, чи не хворіють у когось з учасників зустрічі близькі друзі або родичі.
8. Призначте модератора
Керувати онлайн-дискусією зазвичай важче, ніж звичайною. Варто призначити одну людину для керування бесідою, щоб інші учасники могли зосередитись на змісті. Модератор може проводити опитування, щоб зрозуміти думку команди з певних питань та забезпечити справедливий внесок усіх. Також він має відповідати за розв'язання основних питань щодо програмного забезпечення та його налаштування.
9. Цікавтеся думками людей
Одне з найскладніших завдань під час онлайн-зустрічі — це залучити до обговорення всіх учасників. (До речі, це складно навіть при особистому спілкуванні). Обов"язково потрібно час від часу закликати "мовчунів" висловитися. Деякі програми мають спеціальну функцію для тих, хто хоче взяти слово, вони можуть "підняти руку". За такого підходу не виникне ситуації, коли чиюсь думку не почули та не врахували.
10. Відразу фіксуйте зворотний зв'язок
Це може бути досить складно зробити, тому що на відео важче простежити наочні реакції, й аудіо може неправдиво передавати тон голосу. Тому додатково використовуйте опитування в режимі реального часу, зберіть відгуки учасників, дізнайтеся їхню думку на конкретні теми просто під час зустрічі. Опитування має проводитися поза відеоконференцією, щоб уникнути зриву розмови через перенавантаження. Учасникам знадобляться чіткі вказівки, як використовувати таку систему, та трохи практики, але команда дуже швидко зі всім розбереться, і це варте докладених зусиль.
11. Не бійтеся виносити на обговорення складні проблеми
Так, доведеться трохи почекати, поки всі навчаться працювати онлайн та почнуть відчувати себе комфортно. Але не варто відкладати обговорення серйозних питань до того часу, коли ви всі знову зустрінетесь особисто, їх так само можна виносити на порядок денний.
12. Потренуйтесь, поки працюєте разом в офісі
Наприклад, наступну нараду можна провести онлайн, коли всі сидять на своїх робочих місцях, але приєднуються до відеоконференції без сторонньої допомоги. Після завершення зустрічі зберіться особисто та обговоріть новий досвід. Що добре, а що ні? Як ви можете покращити свої віртуальні зустрічі, щоб зробити їх такими ж продуктивними, як особисті?
Неможливість працювати разом в одній кімнаті з колегами може стати головним викликом у найближчі кілька тижнів. Щоб онлайн-зустрічі запрацювали, можливо, вам доведеться трохи поекспериментувати разом із командою. Але невеликі інвестиції в готовність зараз можуть мати величезний вплив, коли ви будете змушені працювати віддалено.
Про інші програми та сервіси, які допоможуть пережити карантин, і якими ми самі користуємося, ми нещодавно писали у статті.
А ще в нас є активний Телеграм-канал, де ми пишемо про те, як вести бізнес під час кризи, і показуємо приклади влучних бізнес-рішень. Тисніть на банер та підписуйтесь на канал: