Як зробити річний звіт корисним та зрозумілим для клієнтів
Це знайоме кожному. Ось ви видали звіт, розіслали його і чекаєте належної премії. Коли вам дзвонить журналіст і запитує якусь інформацію, ви обурюєтеся, але все ж мило відповідаєте: "Ця інформація є у звіті, який ми вам надіслали". Журналіст кладе трубку, але не проходить і години, як він дзвонить знову або просто звертається в іншу компанію. Чому? Тому що ваш звіт йому так само зрозумілий і цікавий, як квантова механіка, а може навіть менше.
Звичайно, можна роками робити річний звіт за одним і тим самим шаблоном, просто міняючи цифри на більш красиві. Але навіщо, якщо це не працює? Річний звіт дозволяє демонструвати напрямок розвитку і поточні успіхи компанії, а головне, він здатен залучати нових клієнтів. Ось кілька порад, що допоможуть перетворити річний звіт і зробити його дійсно корисним та цікавим. Щоб було зрозуміліше, для кожної ради ми підібрали приклад.
Визначте цільову аудиторію звіту
Неможливо описати цінність компанії для всіх цільових аудиторій одразу. Так ви скажете про все, а значить — ні про що. У кожної аудиторії свої цілі та проблеми, вони хочуть знати про вас різні факти. Визначте одну пріоритетну та кілька другорядних.
Звернення до певної цільової аудиторії допоможе звіту отримати свій образ, характер, свій стиль і тон. Сфокусувавшися на тому, щоб донести важливі думки до однієї аудиторії, ви принесете бренду тільки користь.
Цільова аудиторія річного звіту ПУМБ — звичайні вкладники, які не до кінця розуміють роботу банку. Тому в річному звіті банк пояснив складні для розуміння фінансові показники простою мовою.
Пам'ятайте про цілі та завдання компанії
Перестаньте починати планувати річний звіт з кількості сторінок. Ви або не укладетеся в план, або втратите частину важливої інформації у спробах "вкластися". Для початку потрібно чітко сформулювати та ретельно розписати цілі звіту, цілі компанії. Це прозвучить банально, але ваше завдання — подбати про якість інформації, а не про кількість.
Річний звіт компанії Baker Tilly — всього 33 сторінки. При цьому показникам діяльності компанії приділено всього 4 сторінки, а велика частина звіту присвячена кейсам клієнтів і трендам на ринках.
Також подумайте, якими способами будете просувати звіт. Колонка PR-директора компанії про те, як візуалізація даних відкрила нові можливості, відео того, як діяльність компанії вплинула на життя клієнтів — є маса способів ненав'язливо пробудити в аудиторії бажання подивитися, "що ж вони там за звіт зробили". Але пам'ятайте, що робити це потрібно ще задовго до фінального подання звіту.
Візуалізуйте нудні дані
Забудьте про намір вбити свого клієнта наповал тисячами цифр і незрозумілих термінів, які прості смертні не використовують. Така стратегія підійде, якщо ви хочете перетворити звіт у смітник даних. Інформація повинна легко читатися і бути візуально привабливою.
Щоб донести суть, потрібно грамотно візуалізувати дані. Красиве, але безглузде фото вам тут не допоможе. Збалансована інфографіка допоможе виділити та пояснити головне.
Як зробити грамотну інфографіку? Додайте важливе, приберіть другорядне. На пальцях таке не поясниш, вам доведеться намалювати кілька варіантів таблиць, де ви зможете розсортувати досягнення року на головні та другорядні.
Громадська організація BRDO у своєму звіті відобразила цілі за проектами, а також наочно показала, який результат це дасть — в даному випадку підвищення позицій України в рейтингу Doing business.
До речі про другорядне
Кожна друга компанія у спробах показати себе з найсимпатичнішого боку намагається жирніше намалювати красиві цифри та приховати ті, за які соромно. Якщо вам обов'язково потрібно щось заховати або поставити "у саме непомітне місце", значить ви просто не знаєте, як ці цифри пояснити.
Забудьте про таблиці — змінюйте світ!
Це не просто красиві слова зі спічу Стіва Джобса. Це реальна необхідність. Компанії повинні змінювати світ, інакше їхнє існування безглузде.
Подумайте, що ви хочете змінити своїм звітом? Дати інформацію для роздумів і спонукати думати по-іншому, змінити чиюсь точку зору, спонукати клієнтів до якогось кроку?
Все, що ви робите, має приносити клієнту користь. Тоді він відчує цю турботу і перейметься любов'ю до компанії на довгі роки. Так що замість звіту у вигляді зобов'язалівки на 100 сторінок дайте людям щось дійсно важливе.
Фінансові показники діяльності групи "Нафтогаз України" представлені в зрозумілому та зручному для порівняння вигляді.
Ви можете зробити документ, яким будуть підпирати хиткий офісний стіл, а можете підготувати інструмент впливу на думку людей. За допомогою річного звіту ви можете сформулювати глобальну проблему, донести до аудиторії свої способи її вирішення, показати можливості, які ніхто до цього не помічав. Надихнете людей, і вони захочуть вирішити проблему і скористатися можливостями, які надає ваша компанія!
Хочете підготувати річний звіт, який стане ефективним інструментом комунікації? У Top Lead є досвід в підготовці кращих нефінансових звітів України. І ми бажаємо поділитись своїми знаннями з усіма. Та й не тільки ми, а й представники компаній Coca-Cola, Kernel, Нова Пошта, 1+1 Media, Infopulse й інших, які презентують кейси підготовки своїм нефінансових звітів на нашій онлайн-конференції Corporate Reporting Conference 2020.
Тисніть на банер, щоб дізнатися детальніше про івент, а квитки купуйте прямо в групі івенту в Фейсбуці: