Як перенести ваші івенти в онлайн
Зберіть dream team
Якщо вам здається, що провести вебінар — легко, і треба лише ввімкнути програму та говорити в камеру, то вам дійсно здається. Цього вистачить тільки якщо ви плануєте камерний вебінар "всі свої". А ось організація великого онлайн-івенту потребує командної роботи. У таку команду мають увійти:
Організатор. Це та людина, яка відповідає за підготовку контенту для вебінару, пошук спікерів, просування та рекламу івенту, за реєстрацію та спілкування з учасниками на початку та наприкінці вебінару. Організаторами можуть виступити декілька людей, або інша компанія.
Ведучий вебінару. Це людина (або люди), яка має розробити план проведення вебінару і прослідкувати, щоб все було підготовлено. Ведучий відповідає за програмне забезпечення для вебінарів та розв'язання технічних проблем, технічний бік процесу реєстрації та інші деталі, від яких залежить якість проведення вебінару.
Асистенти. Вони допомагають відповідати на питання до спікерів, якщо ті не мають достатньо часу. Також вони приймають участь у вирішенні технічних проблем під час вебінару, таких як відсутність звуку або синхронізації відео з аудіо. Асистенти потрібні під час великих онлайн-івентів із великою кількістю учасників.
Визначтесь з форматом івенту
Формат має відповідати потребам аудиторії та контенту, який ви пропонуєте. Ось чотири варіанти:
Один спікер. Такий формат добре спрацює, якщо у вас є експерт, унікальний контент і невелика аудиторія. Під час вебінару спікер може спілкуватися з учасниками та відповідати на запитання.
Інтерв`ю. Або бесіда. В такому форматі спікер відповідає на запитання інтерв'юера, а учасники спостерігають за їхнім спілкуванням. Це стимулює їх ставити власні питання. Формат добре підійде, якщо спікером виступає відома людина або експерт, і ви плануєте зібрати середню аудиторію.
Групова дискусія. Або панельна дискусія. Ви збираєте декількох спікерів, які розмовляють на обрану тему. Для того, щоб бесіда не перетворилася на хаос, запросіть модератора, який буде нею керувати.
Питання-відповідь. Цей формат схожий на інтерв"ю, поєднане з бліц-опитуванням. В цьому випадку всі запитання ставлять учасники. Краще зібрати список заздалегідь, щоб вкластись у таймінг івенту. Також цей формат зазвичай використовують наприкінці всіх інших видів вебінарів.
Зробіть віжуал для вебінару та налаштуйте камеру
Ідеальне поєднання відео та аудіо — це основа успішного вебінару. Оскільки немає живої взаємодії, утримати увагу аудиторії буде складніше. Тому презентаціям та відеоефектам варто приділити особливу увагу. Якщо у вас є лише слайди з текстом, то вважайте, що ви злили івент. Картинка має гармонійно ілюструвати та доповнювати слова спікера. В ідеалі презентація має бути такою, щоб її було цікаво продивитися окремо від вебінару.
Наприклад, можна почати вебінар вступним слайдом-анонсом заходу, на якому ви коротко перелічите основні питання, потім включити слайд-шоу із глибшим поясненням кожної теми. Також додайте слайд з перерахуванням сайтів та інструментів, які ви будете використовувати під час вебінару — ними варто скористатись, щоб урізноманітнити івент.
Але найважливіше — це візуальна присутність спікера на вебінарі. Люди мають бачити доповідача, таким чином передається невербальна інформація, простіше втримати увагу. Тому заздалегідь потурбуйтесь, щоб у спікерів були в наявності хороші веб-камери (не ті, які вбудовані в ноутбук), і вони правильно виставили світло.
Оберіть платформу для вебінару
Наразі однією з найпопулярніших платформ є Zoom. Але це не єдине рішення. Існує безліч інших: GoToWebinar, BigMarker, Adobe Connect, WebEx, ClickMeeting тощо. У кожного з цих додатків є свої плюси та мінуси.
Не забувайте також про інструменти для опитувань, які варто додати до вебінарів — на початку та наприкінці, — щоб отримати зворотний зв"язок і дізнатись, що потрібно покращувати.
Ось питання, на які потрібно відповісти, обираючи програму для вебінарів.
В чому ціль вашого вебінару?
Якщо це запуск продукту або просування вашого бізнесу, швидше за все, вам потрібно зібрати велику аудиторію. Це потрібно врахувати при виборі додатку: чи дозволяє програма збирати велику кількість слухачів.
Наскільки зручний продукт та чи є в ньому всі потрібні функції?
Для вебінару у форматі єдиного спікера підійде найпростіше програмне забезпечення. Для великих конференцій знадобляться додаткові фічі. Але якщо ви не плануєте проводити масштабних заходів, то не варто брати занадто наворочену програму. Коли будете готові перейти на інші формати, тоді докупите все, що потрібне.
Скільки це коштує?
При розгляді вартості найкраще відштовхуватись від розміру цільової аудиторії. Наприклад, якщо ви орієнтуєтесь на велику аудиторію, вам знадобиться корпоративний пакет. Для середньої аудиторії підійде преміум-видання. А якщо ви збираєте зовсім небагато людей, то ваші потреби може задовольнити навіть безкоштовне програмне забезпечення.
Знайдіть хороше місце і встановіть обладнання заздалегідь
Успіх вебінару залежить і від того, що буде відбуватися навколо спікерів: а відбуватися не має нічого. Все мусить бути тихо та спокійно. Тому заздалегідь пошукайте самі або запропонуйте доповідачам знайти місце, де не буде фонового шуму та перебоїв зі світлом, інтернетом або електрикою. Можливо, орендуйте конференц-зал
Також потурбуйтесь про якісне обладнання: хороші стаціонарні мікрофони та гарнітури. Підготуйте резервний ноутбук з усіма даними, презентаціями та програмами. Тоді, навіть якщо щось станеться з основним комп'ютером, ви зможете все швидко відновити.
Вибір правильного обладнання та місця не тільки покращить якість вебінару, але й забезпечить чудовий досвід для вашої аудиторії.
Робіть промо вебінару серед цільової аудиторії
1. Зробіть посадкову сторінку, опишіть на ній тему, дайте список спікерів, оголосіть дату та час. І не забудьте закликати людей до реєстрації.
2. Зробіть банер і покажіть рекламу на домашній сторінці свого веб-сайту.
3. Зробіть анонси в Facebook, Instagram та інших соцмережах. Додайте оригінальний хештег, який можна буде використати і після вебінару.
4. Зробіть декілька імейл-розсилок. За декілька днів до івенту — з анонсом, а потім в день вебінару зі зворотним відліком. 45% маркетологів зазначають, що електронні листи дають найбільше реєстрацій, ніж інші інструменти.
5. В день вебінару обов'язково надішліть імейли з прямим посиланням на ваш вебінар.
6. До речі, за статистикою найкращим днем для просування вебінарів є вівторок. А сам вебінар — за нашим власним досвідом — добре проводити посеред тижня.
Оберіть вірні дату та час
Можливо, не вся ваша аудиторія буде з однієї географічної зони. Тому обирайте такий час, який підійде максимальної кількості відвідувачів. Якщо ваша цільова аудиторія знаходиться в Лондоні, а ви знаходитесь у Києві, розпочинати вебінар в будні о 18:00 за українським часом — не найкраща ідея, тому що в Британії ще буде робочий день. Скористайтесь Google Analytics, щоб зрозуміти, з яких регіонів йде більша частина вашого трафіку.
Але найкращим способом вибрати часу для вебінару є опитування вашої аудиторії: запитайте безпосередньо в людей, коли їм буде зручно вас послухати.
Оберіть цікаву тему
Все вищеперелічене не буде мати ніякого сенсу, якщо тема вебінару не зацікавить аудиторію.
В середньому вебінари тривають біля години, і за цей час ви можете або поверхнево поговорити на різні теми, або зануритися в одну. Чим більш конкретною буде тема, тим краще. Наприклад, не просто розмовляти про діджитал-маркетинг в загальному, а окреслювати тенденції чи розбирати певні інструменти, бюджетування тощо.
Щоб знайти цікаву тему:
1. Зберіть зворотний зв'язок по контенту, який у вас вже є. Це можуть бути ваші статті в блозі, пости в соціальних мережах або інших медіа, книжки або презентації. Знайдіть те, що найбільше зацікавило людей — де найбільше коментарів, лайків, репостів, щодо чого вам писали на імейл тощо. Це допоможе зрозуміти, що саме цікавить вашу аудиторію.
2. Відвідайте інші вебінари, які стосуються вашої галузі. Там ви не тільки знайдете нові ідеї та теми, але й побачите, які є тенденції в обговоренні.
Обравши тему, задайте собі такі питання:
1. Чи є якесь запитання, яке ваші клієнти та потенційна аудиторія часто задають? Чи можна включити його у вебінар?
2. Які ваші сильні сторони і про що б вам насправді було цікаво розповісти?
3. Що корисного ви можете розказати за 40 чи 60 хвилин?
Якщо ви вже знаєте відповіді на ці питання, то тільки що знайшли тему для майбутнього вебінару. Якщо ні — продовжуйте пошук, поки не знайдете кращий варіант.
Продовжуйте готуватись
Щоб вебінар пройшов добре, потрібно готуватися до нього принаймні кілька днів.
Зробіть "сухі прогони" з командою, щоб вони зрозуміли, як все буде відбуватися. Переконайтесь, що обладнання працює належним чином. За два-три дні до вебінару ви маєте бути впевнені у наступному:
- всі в команді добре знають, як працює програмне забезпечення та який зміст вебінару;
- слайди презентації повністю готові та завантажені на комп"ютер або в хмару;
- в команді налагоджені комунікація та взаєморозуміння;
- всі знають свої ролі: хто проводить опитування, збирає запитання, веде групові чати тощо.
- ведучий та модератор, якщо він є, знають імена всіх учасників, порядок виступу та інші деталі.
Зберіть зворотний зв"язок
Після вебінару підтримуйте зв"язок зі своєю аудиторією. Надішліть їм електронного листа, подякуйте та запропонуйте опитування: попросіть їх поділитися відгуками та оцінити враження від вебінару, і обов"язково запросіть на майбутні вебінари. Надішліть запис вебінару тим, хто зареєструвався, але не зміг відвідати івент.
Після того, як ви успішно провели свій вебінар, обміркуйте все і зробіть висновки. Використовуйте зворотний зв'язок від учасників, враження команди та власні міркування. Проаналізуйте все та внесіть корективи у майбутні вебінари.
Якщо ви хочете перенести свої івенти в онлайн, і вам потрібна крута презентація, яка вразить слухачів, команда Top Lead допоможе все оформити найкращим чином. Тисніть на банер, розкажіть нам, який вебінар ви хочете провести та яка презентація вам потрібна, і ми запропонуємо вам рішення, яке сподобається вам та вашій аудиторії: