Как правильно разгребать имейлы, чтобы избавиться от синдрома дергающегося глаза
Десятки или даже сотни рабочих писем каждый день делают хороших по своей природе людей дергаными и нервными. Папка Inbox — чуть ли не главный источник стресса на работе. Как вариант, попробуйте для постановки и выполнения ежедневных рабочих задач использовать сервисы по типу Slack. А если все же выбираете почту, то оптимизируйте работу, чтобы не умереть по пути за кофе.
Проверяйте электронную почту по графику
Обзаведитесь привычкой отвечать на накопившиеся за день письма в четко установленное время, например с 9.30 до 10.30 утром (ну или до перерыва на обед, если писем неприлично много). Это поможет сделать рабочий процесс в голове менее хаотичным и более продуктивным. Вы же мечтали безошибочно понимать свои приоритеты на день, лишь взглянув на список задач? Упорядочивание процесса — первый шаг к этому.
Фильтруйте входящие
Занятость уровня "бог" не оправдание, если клиент или коллега ждет ответа именно сегодня. Нельзя игнорировать адекватные рабочие письма. Поэтому начинайте день с ответа на письма, на которые должны были ответить вчера.
Если вы используете Gmail, введите в окне поиска комбинацию before:date (например, before:2016/03/04), и у вас на экране отобразятся только те электронные письма, которые пришли вам до указанной даты (в данном случае до 4 марта 2016 года). Еще один шаг к управлению приоритетностью задач.
Для писем с "долгим" ответом заведите отдельную папку
Заведите отдельную папку для электронных писем, ответ на которые может занять более 10 минут (например, надо расписать процесс или подыскать запрашиваемую информацию). Отвечайте на них, когда у вас есть для этого время, а не на бегу от лифта к такси.
В Gmail создать дополнительную папку, например под названием "10 мин", можно кликнув на вкладку "создать ярлык" (create new label). После этого, введите в строке поиска before:2015/12/25 label:10 мин и у вас на экране отобразятся все письма, которые пришли до указанной даты, и на которые вы еще не ответили.
Сортировка электронной почты по папкам позволяет превратить нескончаемый поток писем в список задач, которым просто управлять. Понимая, сколько времени вам необходимо для ответа на то или иное письмо, учитывая его приоритетность и цель, вам будет проще определить на какое письмо необходимо ответить быстро, а какое может подождать пару часов, или даже до завтрашнего утра. Самое главное, что ни одно из них не будет потеряно и не останется без ответа.
Хорошие менеджеры имеют свою систему тайм-менеджмента. Выработайте свою и перестанете получать постоянные напоминания в стиле "Когда можно получить ответ от вас?".